سياسة التطوع

يُعدّ العمل التطوعي مطالباً شرعياً وضرورة وطنية ودعامة أساسية في بناء وتعزيز التكافل الاجتماعي في المجتمعات المتخضرة، كما أنه أحد الوسائل التي:

• تُمكنّ المجتمعات من توظيف الطاقات البشرية والمادية المتاحة في تعزيز انتماء الفرد لمجتمعه ووطنه، وذلك انطلاقاً من تعاليم ديننا الإسلامي الحنيف.
• تسهم في تنمية السلوك الإيجابي لدى الأفراد، وتُعوّدهم على حب العمل والتعاون والعطاء.
• تكسب الأفراد المهارات الأساسية التي تدعمهم في مسيرتهم العملية والمهنية مستقبلاً.
• تنمي روح البذل والتضحية دون انتظار مقابل، باعتبارها من القيم التربوية التي حث عليها الإسلام.

تهدف هذه السياسة إلى:

• تزويد الجمعية بدليل مرجعي مفصل حول سياسات التطوع وأسس وآليات العمل التطوعي.
• تحديد وتوضيح سياسات التطوع التي من شأنها تنظيم العلاقة بين الجمعية والمتطوعين.
• تشجيع الأفراد على التطوع في إطار نظم محددة وواضحة.
• المحافظة على المتطوعين المتميزين وتدريبهم على تحمل مسؤوليات العمل المؤسسي لخدمة المجتمع.

• التطوع : هو أي جهد يبذله الفرد أو الجماعة بشكل تلقائي أو منظم ودون انتظار أي عائد مادي، بهدف المشاركة في تحمل المسؤولية تجاه المجتمع والإسهام في حل مشكلاته وتحقيق طموحاته.
• العمل التطوعي : الجهد الذي يبذله الفرد بإرادته الحرة دون مقابل مادي لخدمة المجتمع أو تحقيق منفعة عامة، وقد يكون تبرعاً بمال، أو جهد أو عمل أو وقت أو بهم جميعاً.
• العمل التطوعي : الجهد الذي يبذله الفرد بإرادته الحرة دون مقابل مادي لخدمة المجتمع أو تحقيق منفعة عامة، وقد يكون تبرعاً بمال، أو جهد أو عمل أو وقت أو بهم جميعاً.
• الجمعية : المقصود بها في الدليل أدناه "جمعية إرث الأترجة".
• المهام التطوعية : الأنشطة والمسؤوليات التي يقوم بها المتطوعون ضمن إطار الجمعية لتحقيق أهدافها وخدمتها للمجتمع.
• اتفاقية التطوع : العقد الرسمي الذي يوقعه المتطوع مع الجمعية، يحدد فيه حقوقه وواجباته وشروط التعاون بين الطرفين.

البند الأول: التطوع توجه استراتيجي لجمعية إرث الأترجة

تعتبر الجمعية التطوع جزءاً من استراتيجيتها حيث أنه من أهم أهدافها الاستراتيجية هو خدمة القرآن الكريم وأهله، والاعتناء بتعاليمه كافة، وتأهيل الأفراد ضمن بيئة صالحة ليتخذوا القرآن منهج حياة وتكوين مجتمع تطوعي متكاثف لتحقيق الغاية السامية بنشر علوم القرآن الكريم. كما تتبنى الجمعية نشر ثقافة التطوع بين العاملين فيها وتعزيز استشعار المتطوع بأن العمل التطوعي هو فضل من الله وبركة عليه.

البند الثاني: أنواع وتصنيفات المتطوعين

تفخر جمعية إرث الأترجة ولله الحمد بأنها تدار بطريقة التطوع الاحترافي منذ البدايات، حيث يعمل بالجمعية نخبة من المشرفات والمعلمات لوجه الله تعالى، كما تضم الجمعية نخبة من المتطوعين المحترفين من ذوي الخبرة في كافة القطاعات، ويشاركون في الجمعية وفقاً لقدراتهم واهتماماتهم، مما يجعلهم عناصر أساسية في نجاح الجمعية واستمراريتها.

ويمكن تصنيف المتطوعين في الجمعية إلى عدة أنواع وفقاً لطبيعة أدوارهم ومجالات مساهماتهم:

النوع الأول: التطوع الاحترافي

• قيادي : أن يكون المتطوع متفرغاً وحاضراً بشكل دائم ومستمر، ويتولى مناصب قيادية في الجمعية..
• خبير : شخص يمتلك خبرات ومهارات متخصصة في مجالات معينة ويقدم خدماته بشكل مستمر ودائم للجمعية عن بعد وحضوري عند الحاجة، وهو ركيزة أساسية في العمل.

النوع الثاني: متطوع متفرغ

أن يكون المتطوع متفرغاً وحاضراً بشكل دائم ومستمر، وينقسم إلى قسمين:

• متفرغ كلي : عدد أيام الحضور المعتمدة له أسبوعياً أربعة أيام فاكثر.
• متفرغ جزئي :عدد أيام الحضور المعتمدة له أسبوعياً أقل من أربعة أيام.

النوع الثالث: متطوع متعاون

أن يكون المتطوع متواجداً عن بعد بشكل دائم ومستمر، وينقسم إلى قسمين:

• متعاون كلي : أن يؤدي المتطوع العمل المطلوب منه عن بعد بشكل دائم ومستمر، وحضوري عند الحاجة.
• متعاون جزئي : أن يؤدي المتطوع العمل المطلوب منه عن بعد حسب الحاجة، دون الحاجة إلى الحضور إلى مقر الجمعية،

وينقسم إلى قسمين:

• جزئي أساسي : متفرغ للجمعية ويعمل عن بعد في مهام محددة، ويشترط ألا يكون مرتبطاً بأي عمل تطوعي مع جهات أخرى من نفس القطاع.
• جزئي مساعد : غير متفرغ للجمعية ويعمل عن بعد في مهام محددة، دون اشتراط قطع ارتباطه مع جهات أخرى، لكنه يخسر المزايا التي يحصل عليها المتطوعون الآخرون

ويشترط في جميع الأنواع والتصنيفات ألا يكون المتطوع مرتبطاً بأي عمل تطوعي مع جهات أخرى من نفس القطاع ما عدا نوع واحد فقط وهو النوع الثالث - متطوع متعاون جزئي.

• فرص التطوير والتدريب في المجال التطوعي.
• امتيازات مالية محدودة يحصل عليها المتطوعون الآخرون.
• الإشراف والدعم من قبل الجمعية اللذان يعززان من جودة التجربة التطوعية التي يحصل عليها المتطوعون الآخرون.
• إمكانية الترقية إلى مناصب أعلى داخل الجمعية.
• التواجد في مجموعات الواتساب الخاصة بالعمل.
• الحضور المفتوح لمقر الجمعية دون تنسيق مسبق ويشترط أن يكون الحضور برفقة المدير المباشر أو إذن منه، وذلك حفاظاً على النظام وسير العمل.
• الإعفاء من الرسوم الدراسية ورسوم برامج الصيف.
• محدودية أعماله التطوعية، فهو يعمل وفق ما يحدده العقد التطوعي الخاص به فقط.

تعمل وحدة التطوع في الجمعية على إعداد خطة سنوية للتطوع تشمل الخطوات التالية:

• حصر الاحتياجات التطوعية : التواصل مع الإدارات والفروع لحصر فرص التطوع، وتعريف المهام المطلوبة، والمهارات المطلوبة، والعدد المطلوب، ومكان أداء المهام، والمدة الزمنية المتوقعة.
• تصنيف فرص التطوع : تصنيف فرص التطوع بناءً على الأولوية والأهمية واعتمادتها على بعضها البعض.
• مراجعة اتفاقيات التطوع : تطوير ومراجعة اتفاقيات التطوع الملائمة للفرص التطوعية المقدمة.
• تحديد الموازنة التشغيلية : تخصيص الموازنة اللازمة لإدارة التطوع بما يتوافق مع الخطة السنوية.​
• مراجعة وتحديث الخطة : إجراء مراجعات دورية للخطة السنوية بناءً على نتائج السنة السابقة والتطورات البيئية لضمان تحقيق الأهداف المرجوة.

تلتزم الجمعية بالحقوق التالية للمتطوع:

• الحصول على لائحة وسياسات العمل التطوعي للجمعية.
• بيئة عمل صحيحة وآمنة للمتطوع.
• توفير أكبر قدر ممكن من المعلومات حول طبيعة الفرصة التطوعية ومتطلباتها والتعريف بالمهارات المطلوبة.
• التأهيل المناسب للمتطوع لأداء مهامه التطوعية.
• المعاملة الحسنة للمتطوع وإعطائه حق التعبير عن الرأي والمشاركة في اتخاذ القرارات المتعلقة بعمله.
• الحصول على شهادة خبرة وتقدير عند انتهاء فترة التطوع أو عند تحقيق إنجازات معينة.
• توثيق وتقديم عدد الساعات التطوعية عبر منصة التطوع.

يتم اختبار المتطوعين وفقاً للقواعد التالية لضمان انتقاء الأفراد المناسبين:

• استقطاب شرائح جديدة : جذب شرائح جديدة من المتطوعين من خلال المهام التطوعية المحددة ويفضل أن يكونوا من طالبات الجمعية أو من البيئة المحيطة لضرورة الانسجام والترابط الفكري الذي يتواءم مع استراتيجية الإرث.
• اعتماد الاختبار على المهارات : اختبار المتطوعين بناءً على المهارات والقدرات المطلوبة للفرصة التطوعية.
• الرغبة والقدرة : التأكد من رغبة المتطوع وقدرته على أداء العمل التطوعي بكفاءة وفاعلية.
• الالتزام بالأنظمة : تعهد المتطوع بالالتزام بأنظمة وقوانين التطوع.
• سجل خالٍ : التأكد من خلو سجل المتطوع من أي سوابق مخلة بالشرف والأمانة.
• شغف المتطوع : التأكد من شغف المتطوع وإقباله بقلبه على العمل التطوعي.
• الموافقة الإدارية : الموافقة على تعيين المتطوع بعد اجتيازه المقابلة الشخصية والموافقة من المدير التنفيذي للجمعية.
• اجتياز الفترة التجريبية : اجتياز المتطوع للفترة التجريبية المحددة بثلاثة أشهر من قبل المسؤول المباشر لضمان ملاءمته للعمل التطوعي.

يلزم المتطوع بالواجبات التالية لضمان تحقيق أهداف الجمعية بكفاءة وفاعلية:

• احترام سياسات الجمعية : الالتزام بسياسات الجمعية ولوائحها المتعلقة بمهام التطوع.
• المشاركة الفعالة : الحضور والمشاركة في الاجتماعات واللقاءات المتعلقة بأداء مهامه وتقديم العذر في حال عدم الحضور.
• التمثيل الإعلامي : عدم التحدث باسم الجمعية إعلامياً دون موافقة صريحة من المسؤول وصاحب الصلاحية.
• السلوك الأمين : عدم القيام بأي تصرفات تلزم الجمعية مالياً أو أدبياً.
• الالتزام بالقيم : الالتزام بقيم الجمعية وثقافتها في جميع الأوقات.
• المظهر الحسن : الالتزام بالمظهر اللائق بما يتلاءم مع قيم وبيئة عمل الجمعية.
• إنجاز المهام في الوقت المحدد : الالتزام بالمهام الموكلة إليه وتسليمها في الوقت المحدد.
• التطوير المستمر : السعي لتطوير مهاراته ومعرفته المتعلقة بمهامه التطوعية.

تلتزم الجمعية بتوثيق كافة البيانات المتعلقة بالمتطوعين لضمان إدارة فعالة للعمل التطوعي، ويشمل ذلك:

• أعداد المتطوعين وبياناتهم الشخصية : جمع وتخزين البيانات الشخصية للمتطوعين بشكل آمن.
• المهارات والتقييمات : تسجيل المهارات الخاصة بالمتطوعين ونتائج تقييم أدائهم.
• القيمة المالية للتطوع : تحديد قيمة التطوع المالية ويتم تسجيلها في النظام المالي للجمعية كمصدر للتبرع بقابله بند للصرف حسب طبيعة التطوع.
• حماية البيانات : ضمان حماية البيانات الشخصية للمتطوعين وفقاً للقوانين المحلية المعمول بها.

تعتمد الجمعية آلية واضحة وشفافة لمعالجة شكاوى وتظلمات المتطوعين، تشمل ما يلي:

• إجراءات تقديم الشكاوى : توفير قنوات متعددة لتقديم الشكاوى، مثل البريد الإلكتروني، والنماذج الإلكترونية، والاجتماعات الشخصية.
• معالجة الشكاوى بسرعة وفعالية : التعامل مع الشكاوى بشكل عاجل وموضوعي وضمان تحقيق العدالة للمتطوعين.

يتم تقييم أداء المتطوعين بشكل دوري لضمان تحقيق الأهداف المحددة، ويشمل ذلك:

• استخدام استبيانات تقييم الأداء: جمع آراء المتطوعين حول تجربتهم وأدائهم باستخدام استبيانات مفصلة.
• معايير التقييم: تشمل الوقت المخصص، الالتزام بسياسات وقيم الجمعية، جودة مخرجات المتطوع، والإبداع والابتكار في أداء المهام التطوعية، والعمل الجماعي والتعاون.
• متابعة نتائج التقييم: استخدام نتائج التقييم لتحسين أداء المتطوعين وتقديم ملاحظات بناءة.
• تطوير المتطوعين: تقديم فرص للتطوير المستمر بناءً على نتائج التقييم لتحسين كفاءة المتطوعين.

تهدف هذه السياسة إلى:

• تزويد الجمعية بدليل مرجعي مفصل حول سياسات التطوع وأسس وآليات العمل التطوعي.
• تحديد وتوضيح سياسات التطوع التي من شأنها تنظيم العلاقة بين الجمعية والمتطوعين.
• تشجيع الأفراد على التطوع في إطار نظم محددة وواضحة.
• المحافظة على المتطوعين المتميزين وتدريبهم على تحمل مسؤوليات العمل المؤسسي لخدمة المجتمع.

تُقدر الجمعية جهود المتطوعين وذلك من خلال:

• شهادات خبرة : تُمنح شهادات تقدير رسمية وشهادات خبرة للمتطوعين عند إتمام فترة تطوع محددة أو عند تحقيقهم لإنجازات متميزة تسهم في تحقيق أهداف الجمعية.
• شهادات بعدد الساعات التطوعية : تقديم شهادات تثبت عدد الساعات التطوعية التي أنجزها المتطوع من قبل المنصة الوطنية للعمل التطوعي: https://nvg.gov.sa.
• مكافآت رمزية سنوية : تقدم له بحسب عدد ساعات التطوع.

في حال رغبة المتطوع في الانسحاب من الفرصة التطوعية، يجب عليه إبلاغ المسؤول المباشر بمدة لا تقل عن أسبوعين عمل. كما يحق للجمعية إنهاء خدمة المتطوع في الحالات التالية:

• مخالفة أنظمة وسياسات الجمعية : ارتكاب المتطوع لأي مخالفة للأنظمة والسياسات المعتمدة.
• الإخلال بشروط التعاقد : عدم الالتزام بشروط اتفاقية التطوع الموقعة بين الجمعية والمتطوع.
• تقييم أداء ضعيف : الحصول على تقييم أداء غير مرضٍ من المتطوع.
• سلوكيات غير لائقة : القيام بسلوكيات لا تتوافق مع بيئة العمل الخيري وأخلاق الجمعية.